MEDAN – Universitas Sumatera Utara (USU) melaunching website USU format baru, yang disandingkan pula dengan fasilitas layanan Aplikasi Satu Atap (ASA), E-Office, Agenda, tag dan logo Transformation Towards the Ultimate dan Whistle Blower System.
Peluncuran fasilitas dan aplikasi tersebut dilakukan Rektor USU Dr Muryanto Amin, S Sos, M Si, dalam rangka mewujudkan layanan informasi dan administrasi yang lebih cepat dan lebih baik, Jumat (25/6/2021), dari ruang Senat Akademik Gedung Biro Pusat Administrasi USU lantai 3 dan juga ditayangkan melalui aplikasi zoom.
Rektor USU dalam sambutannya menyatakan, peresmian fasilitas dan aplikasi layanan tersebut diselenggarakan sejalan dengan keinginan USU untuk menuju perguruan tinggi berstandar internasional. Hal itu juga menjadi salah satu terobosan dalam upaya mewujudkan reformasi birokrasi dengan memperingkas atau mempercepat layanan informasi dan administrasi serta kepentingan akademik lainnya kepada seluruh civitas akademika USU serta masyarakat umum yang membutuhkan.
“Website Universitas Sumatera Utara yang saat ini kita resmikan penggunaannya merupakan bentuk baru website USU yang mengakomodir seluruh informasi terkait berbagai kemajuan yang telah dicapai oleh Universitas Sumatera Utara dalam berbagai hal, juga menyajikan informasi kegiatan akademik, kegiatan pimpinan maupun kebijakan-kebijakan baru yang diberlakukan di USU,” kata Rektor.
Secara bertahap, lanjut Muryanto Amin, website baru ini akan disajikan dalam dua bahasa, yakni bahasa Indonesia dan bahasa Inggris, sehingga memungkinkan semua orang di berbagai penjuru dunia dapat mengakses informasi yang ada di dalamnya. Mengingat bahasa Inggris sampai hari ini masih dipergunakan sebagai bahasa internasional dan penyajian website berbahasa Inggris ini juga diarahkan sebagai salah satu upaya Universitas Sumatera Utara menuju internasionalisasi perguruan tinggi.
“Tidak tertutup kemungkinan, website USU ini juga akan dikembangkan dalam layanan bahasa lain yang akan menjangkau pemirsa dan pengakses informasi yang lebih luas. Kami berharap layanan website USU yang baru ini mampu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh seluruh pihak terkait perkembangan Universitas Sumatera Utara,” tandas Dr Muryanto, optimis.
Sementara itu, Aplikasi Satu Atap (ASA) merupakan aplikasi untuk mengelola persuratan ke fakultas yang melibatkan banyak pihak dalam proses pengajuan, verifikasi, dan proses mendapatkan hasil sesuai SOP yang berlaku. Saat ini tersedia sebanyak 25 layanan, yaitu Surat Keterangan Nilai, Surat Berhak Mengikuti Ujian Skripsi, Surat Permohonan Pengambilan Ijazah, Surat Permohonan Izin Penelitian, Surat Permohonan Izin Pra Penelitian, Surat Permohonan Keterangan Alumni, Surat Permohonan Pengajuan Judul, Surat Penerbitan Karya Ilmiah/Jurnal, Undangan Ujian Skripsi/Tugas Akhir, Rekomendasi Beasiswa, Surat Izin Tidak Mengikuti Perkuliahan, Akreditasi Program Studi, Undangan Seminar Proposal/Hasil Penelitian, Pernyataan Aktif Kuliah Mahasiswa UTK Biaya Tanggungan Orang Tua, Surat Permohonan Kehilangan, Surat Aktif Kuliah Mahasiswa, Pembimbing Skripsi/Tugas Akhir, Penundaan Kegiatan Akademik (PKA), Keterlambatan Pembayaran SPP, Aktif Kuliah Kembali (AKK), Surat Bukti Penyerahan Skripsi, Mengundurkan Diri, Praktek Kerja Lapangan (PKL), Ujian Khusus dan Surat Bukti Penyerahan Skripsi.
Adapun E-Office dimaksudkan untuk memfasilitasi satuan kerja di Universitas Sumatera Utara dalam mengelola dokumen surat-menyurat secara online. Selain memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik, E-Office diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat- menyurat dan pelayanan publik, nempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas, serta mewujudkan birokrasi modern yang terdigitalisasi. Dengan menggunakan E-Office: Ringkas tanpa Kertas, USU menuju kepada efisiensi layanan yang diinginkan semua pihak.
Sistem Informasi Agenda ditujukan untuk membantu mengorganisir kegiatan yang ada di Satuan Kerja. Agenda kegiatan dapat diakses oleh pimpinan atau pihak tertentu yang diberi izin. Selain itu, agenda dapat ditampilkan di layar monitor pengumuman yang telah disediakan oleh satuan kerja. Agenda kegiatan juga terintegrasi dengan web USU.
Selain itu, fasilitas yang juga diresmikan di Universitas Sumatera Utara adalah Whistle Blower System (WBS), yang hadir sebagai wadah untuk menyalurkan aspirasi terhadap hal-hal terkait Universitas Sumatera Utara. Pengguna sistem ini adalah masyarakat umum maupun sivitas akademika USU. Aspirasi terkait pelayanan, sarana dan parasana, maupun pelaksanaan proses belajar mengajar dapat disampaikan melalui sistem ini. USU menjamin kerahasiaan pengguna sistem.
“Kita semua berharap, agar seluruh layanan yang telah diluncurkan ini dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya untuk tujuan yang kita inginkan dan membantu seluruh urusan yang ingin kita selesaikan, serta membantu mewujudkan Universitas Sumatera Utara menjadi perguruan tinggi berstandar internasional yang mengedepankan kecepatan dan keakuratan informasi, tentunya dengan tetap berpegang teguh kepada kearifan lokal,” kata Rektor USU.
Hadir secara luring Wakil Rektor I USU Dr Edy Ikhsan, SH, M Hum, Warek II Dr M Arifin Nasution, S Sos, M Sp, Warek III Dr Poppy Anjelisa Zaitun Hasibuan, S Si, M Si, Apt, Warek IV Prof Dr Drs Opim Salim Sitompul, M Sc, Warek V Ir Luhut Sihombing, MP dan Sekretaris USU Prof Dr dr M Fidel Ganis Siregar, M Ked (OG), Sp OG (K). Sementara untuk daring dihadiri oleh para Dekan Fakultas, Direktur Sekolah Pascasarjana, Direktur RS USU, Direktur RSGM, para staf ahli rektor, Kepala PSI, Ketua LP, Ketua LPPM, Kepala Perpustakaan, para Ketua Departemen/Program Studi Fakultas, para Kepala UPT/Unit Kerja, Tim Pengaduan Whistle Blower System Universitas Sumatera Utara, Kepala Biro, Kepala Bagian dan Sub Bagian serta para jurnalis media mitra USU.